XRechnung vs ZUGFeRD: XML oder ein lesbares PDF

Was ist XRechnung?

XRechnung ist XML. In der Datei steckt keine PDF-Seite. Für Rechnungen an die Bundesverwaltung ist die jeweils aktuelle XRechnung der Standard nach § 4 der E-Rechnungsverordnung. Seit dem 27. November 2020 dürfen Sie weder eine Papierrechnung noch ein einfaches PDF an einen öffentlichen Auftraggeber des Bundes senden. Das steht auf dem Portal für Rechnungssteller des Bundes (öffnet in einem neuen Tab).

Der Empfänger wird mit einer Leitweg-ID in der Käuferreferenz (BT-10) adressiert. Der Rechnungssteller braucht keine eigene Leitweg-ID. Der Auftraggeber nennt Ihnen die ID.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Hybrid: strukturiertes XML plus ein PDF, das ein Mensch öffnen kann. Das Bundesfinanzministerium sagt, dass der XML-Teil führt. Weichen PDF und XML voneinander ab, zählt das XML. Eine XRechnung enthält keine zusätzliche PDF-Ansicht, der Empfänger braucht also ein Programm, das das XML anzeigt. So beschreibt es die FAQ des Bundesfinanzministeriums (öffnet in einem neuen Tab).

Welche Datei senden Sie?

Für eine Bundesbehörde beginnen Sie mit XRechnung. Dasselbe Bundesportal lässt auch einen anderen Standard zu, darunter ZUGFeRD 2.2.0 im Profil XRechnung, wenn er EN 16931, die E-Rechnungsverordnung und die Nutzungsbedingungen des Portals erfüllt.

Wenn ein Unternehmen weiterhin ein lesbares PDF braucht, ist ZUGFeRD das Hybridformat dafür. Numby wählt das Portal des Empfängers nicht aus und lädt die Datei nicht hoch. Sie laden die XML herunter und senden sie selbst.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 muss eine E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine Software verarbeiten kann. Ein einfaches PDF ist eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Eine Papierrechnung gehört in dieselbe Gruppe. Die Definition steht in der FAQ des Ministeriums (öffnet in einem neuen Tab).

Numby liest die Textebene eines digitalen PDF, damit Sie die Felder prüfen können. Ein Scan ohne Textebene wird nicht gelesen.

Ab wann müssen deutsche Unternehmen eine E-Rechnung senden?

Seit dem 1. Januar 2025 muss ein inländisches Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können. Das Ministerium sagt, dass dafür ein E-Mail-Postfach reicht.

Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 darf jeder Aussteller noch eine Papierrechnung senden, oder ein PDF, wenn der Empfänger zustimmt. Lag der Vorjahresumsatz des Ausstellers bei bis zu 800.000 Euro, gilt diese Wahl bis zum 31. Dezember 2027. Danach ist eine inländische Rechnung zwischen Unternehmen eine E-Rechnung, abgesehen von den Ausnahmen auf der Seite des Ministeriums.

Rechnungen bis 250 Euro brutto und Leistungen eines Kleinunternehmers können weiterhin eine sonstige Rechnung sein. Ein Kleinunternehmer muss E-Rechnungen trotzdem empfangen können. Diese Seite ist keine Steuerberatung. Die Ausnahmen stehen in der FAQ des Bundesfinanzministeriums (öffnet in einem neuen Tab).

Felder prüfen, dann die XML herunterladen

Legen Sie das PDF auf der Seite PDF zu XRechnung oder PDF zu ZUGFeRD ab. Numby zeigt Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer, Käufer und Beträge und prüft, ob Steuer und Brutto zu Netto und Steuersatz passen. Für XRechnung brauchen Sie eine Leitweg-ID. Der Download heißt invoice-xrechnung.xml oder invoice-zugferd.xml.

Der ZUGFeRD-Download ist die XML. Es ist kein PDF, in das die XML eingebettet ist. Sie senden die Datei. Numby meldet sich nicht am Bundesportal OZG-RE an. Quelle und Ergebnis werden gelöscht, wenn die Umwandlung fertig ist.

Deutsche Kontoauszüge und Rechnungs-PDFs, darunter DATEV, lexoffice und sevDesk, stehen auf der Seite Deutschland.